你是否感到每天忙碌却毫无进展？想象一下，如果你能每天只工作4小时，却能年入10万美元，会是怎样的感觉？品牌营销专家Ross的独特生产力系统让这一切成为可能。他的方法不仅帮助自己实现了这个惊人成就，更为我们提供了一种全新的效率思维。

这个系统涵盖了从任务优先级设置到深度工作、从能量管理到学会说"不"的全方位策略，既有理论深度，又极具实操性。无论你是想提升工作效率，还是追求更好的工作生活平衡，这篇文章都值得你立即阅读和实践。准备好彻底改变你的工作方式和生活质量了吗？现在就开始阅读吧！

这个生产力系统彻底改变了我的工作方式。从每天工作 12 小时却毫无进展，到现在每天工作不到 4 小时，在 2023 年就赚到了超过 10 万美元。

我是在 2022 年底构建了这个系统，它由三个核心部分组成。接下来，我将详细介绍这个系统（内容较长，请耐心阅读）。

第一部分：基础

一个系统的强度取决于它的基础。生产力系统建立在你对生产力本质的理解之上。要建立强大的生产力系统，你需要深刻理解生产力的真正含义。

理解生产力的本质

大多数人认为，工作时间越长、完成的任务越多，就越有生产力。这也是我创业初期两年的想法。

但两年过去，我毫无进展。我意识到这种观念存在根本性缺陷。

你可能整天忙于完成 30 个不同的任务，但如果这些任务没有推动你实现目标，那只是在浪费时间。

所以在构建这个系统时，我想把它建立在生产力的真正含义之上，而不是大多数人的错误认知。

生产力不是把一天塞满工作，只为了炫耀自己有多"忙"。真正的生产力是高质高效地完成正确的事情。

换句话说，生产力是关于如何尽可能有效地朝着目标前进。

这就是我构建系统的基础——不是完成更多事情，而是完成更多正确的事情。

找出推动进展的关键任务

要让这个系统发挥作用，你需要明确什么是对目标真正重要的事情，什么能推动实质性进展。

我发现最好的方法是将目标逆向分解为 1-3 个每日必做任务。

这些是你每天都必须完成的任务。随着时间累积，它们会帮你实现最终目标。

在提高生产力方面，这些任务是你的焦点，是每天的首要事项。所以找出这些任务至关重要。

我会问自己："为了实现目标，我每天必须做什么？"

例如，构建这个系统时，我的目标是增加受众数量，实现一定的收入目标。

于是我问自己，每天需要做什么来实现这个目标？

我想出了 3 个必要任务：

  1. 每天创作并发布一篇内容
  2. 每天推广一个产品
  3. 为产品建立简单的销售漏斗

理论上，如果我每天都坚持做这 3 件事，就能实现目标。

无论这些任务对你和你的目标是什么，它们都应该成为你每天的焦点和首要事项。

第二部分：精简

建立系统基础并明确主要关注点后，我开始着手精简工作流程。目的是确保完成重要工作，同时兼顾生活中的其他事情，并尽可能高效地完成每项任务。

优先排序

虽然推动进展的任务是首要事项，但现实生活往往没那么简单。

当时我正在上大学，同时做着两份工作，还要努力建立自己的在线业务。我必须想办法专注于对目标真正重要的事情，同时履行生活中的各种责任。

推动目标的任务通常很有挑战性。如果不能有效地优先处理这些任务，你很可能会拖延，转而去做生活中那些更容易完成的事情。

为了解决这个问题，我决定采用两种方法来管理生活和工作。

第二大脑或生活管理系统

我用它来跟踪正在进行的项目，包括截止日期、完成项目的下一步骤，以及长期计划，比如几周或更长时间之后的约会、聚餐或度假。

这样我就能全面掌控长期目标和计划，不会偏离轨道或分心，也不会在项目上落后或错过重要约定。

我还用它来记录和发展内容创作和业务发展的想法。

口袋笔记本或日常管理系统

我选择用一个小巧的口袋笔记本来规划每天的日程。

之所以选择纸质笔记本，是因为它便于随身携带，可以随时查看。而且，因为需要付出实际的努力来使用和创建日程表，我更有可能坚持执行计划。

我通常从周日开始规划整个星期，安排好通话、约会等确定的事项。

然后每天晚上，我会按优先顺序写下第二天需要完成的所有任务，首先列出那些能推动目标实现的重要任务。

接着我会详细规划每个小时的安排，给每个任务分配具体时间，优先安排最重要的任务。

这种方法让我更有可能完成这些关键任务，不用担心突发事件打乱日程，阻碍我完成重要工作。

通过首先完成最重要的任务，我还能以积极的状态开启新的一天。

之后我会继续安排其他任务、日常习惯和一般生活事务。

这种规划方式让我既能完成所有优先任务，又能兼顾生活中的其他重要事情。

因为每个任务都有具体的时间安排，我更有可能去执行它们，而不是漫无目的地度过一天，总是告诉自己"稍后再做"。

拥有生活管理和日常管理系统对提高日常和长期生产力都至关重要。

要知道，你的大脑处理能力是有限的。

如果你总是用它来在脑中安排一天的计划，记住所有要做的事，从工作到健身再到家务，同时还要记住几个月后的约会，难怪会出现大脑混沌、无法集中注意力的情况。

这两个系统可以帮你清理大脑的"内存"，让你专注于当下需要做的事，而不是被未来的计划所困扰。

如果你想了解我如何使用口袋笔记本来规划日程，可以查看我制作的相关视频。

深度工作 + 心流状态

在安排日程时，我会把所有推动目标实现的重要认知工作安排在"深度工作"时段。

这是 Cal Newport 博士提出的概念，指的是 60-120 分钟不受干扰、完全专注的时间段，专门用于处理重要工作。

本质上，这是在高度专注状态下完成重要工作、推动实质性进展的时间段。

深度工作是最能提高生产力的工作方式，因为它有助于产生心流状态和保持专注。

心流和专注状态是由多巴胺、去甲肾上腺素和乙酰胆碱等神经递质增加引起的。这些物质能创造出一种超高效的状态，让你以最高效的方式产出最好的工作成果。

这些深度工作时段应该持续 60-120 分钟，只用于处理最高优先级的任务。

进入心流状态和执行深度工作的能力受限于身体产生相关神经递质的能力。

你不会想把这种宝贵的状态浪费在不重要的任务上。这也是我喜欢把最高优先级任务安排在一天开始的另一个原因。

干扰管理

在提高生产力方面，专注是你最好的朋友。

它能显著提高工作质量和效率。

但最大的敌人是分心。

你最不希望看到的情况是：刚坐下来开始工作，进入心流状态，就被某些事情打断，失去专注。

俗话说，预防胜于治疗。要防止分心，你必须主动管理可能的干扰源。

我管理干扰的第一种方法是优化工作空间。

我的工作空间只用于工作，不做其他事情。

这样，我只有在工作时才会坐在这里。我的潜意识也会知道，来到这个地方不是为了分心或做其他事，而是专注工作。

如果我想看视频或听播客，我会去其他地方。

优化工作空间对保持专注力至关重要，所以工作区域不应该存在任何干扰因素。

你只需要笔记本电脑、显示器、笔记本、笔和水。其他一切都可能成为分心的理由。

我管理干扰的第二种方法是在开始工作前主动移除潜在的干扰源。

坐下来准备工作前，我会关掉手机并把它放在房间另一边，关闭电脑上所有不需要的标签页，关上门，然后才开始工作。

花这短短 2 分钟做好准备，可以移除所有可能分散注意力的东西，最大限度地提高在整个工作时段保持心流状态和高效工作的可能性。

请记住，专注是你最好的朋友，而干扰是你最大的敌人。如果想提高生产力，就要优化环境，主动管理可能的干扰。

自动化 + 系统化

精简工作的一个重要方面是创造杠杆效应，将自己从繁琐的工作中解放出来，并尽可能减少决策次数。

这就涉及到工作的自动化和系统化。

我不喜欢过于复杂的自动化或系统，总是倾向于采取最简单的方法来达成目标。

所以在自动化和系统化方面，我遵循两个简单的框架：

  1. 如果一个任务不太重要但需要完成，我会想办法自动化它。

    这可以通过软件、人工智能或外包来实现。

  2. 如果一个任务很重要，我会将其系统化。

    系统可能因任务而异，但制定系统要从 SOP（标准操作程序）开始，详细写出任务的每一个步骤。

即使是简单的自动化和系统（如 SOP），也能帮助消除不必要的决策并创造杠杆效应，在保持工作质量的同时节省时间，提高整体生产力。

每个季度，我都会仔细检查所有必须完成的任务，并通过这个框架来优化它们。

第三部分：原则

这个系统帮助我提高生产力的一个关键部分是一系列重要原则。

为什么重要性很重要

那些能推动你朝目标前进的任务之所以重要，是因为它们能创造实际价值并推动实质性进步。

正因为它们能创造价值，完成这些任务往往需要付出更多努力。

开始这些任务通常面临很大的心理阻力，完成它们也具有相当的挑战性。

这是因为作为人类，我们天生倾向于选择阻力最小的路径，以节省能量。所以在面对更具挑战性的任务时，我们常常会感到很大的抵触情绪。

无论是坚持锻炼、进行深度工作，还是减少使用手机的时间，都是如此。

长期来看，克服这种阻力的唯一方法是深刻理解这些任务为什么重要，以及它们背后的深层意义。

这样，当你坐下来准备工作，感到想要拖延或不想做的时候，你就会有足够的理由克服这种阻力，选择更艰难但更有价值的道路，去做你内心知道需要完成的工作。

我在系统中应用这一原则的方式是，在桌子上放一张醒目的便利贴。

上面写着两个问题：

  1. 这项工作为什么重要？
  2. 记住工作的重要性

这样，每当我感到阻力时，我就可以看看这张便利贴，花一分钟时间思考为什么我需要做这些任务，它们如何累积成我的长期目标，如何推动我朝着梦想生活和理想自我不断前进。

每次这样做，我都能重新找到动力，立即开始工作。

我清楚地认识到，承担完成这些设定任务的责任背后有着深远的意义。

如果不这样做，我就是在主动违背自己的意愿，与更好的自己作对。

帕金森定律

除此之外，我还通过精心规划日程将帕金森定律的概念融入系统中。这个定律指出，一项任务会自然地扩展，以填满分配给它的全部时间。

我们都经历过这样的情况：有个明天就要交的重要项目，我们却在最后一个晚上奇迹般地完成了它，尽管这本应花费数周时间。

这要归功于截止日期创造的紧迫感，它可以成为提高生产力的最有力工具之一。

当你给自己 2 小时来完成一项任务时，它往往就会花费整整2 小时。但如果只给自己 1 小时，你往往能在 1 小时内完成同样的任务。

通过按小时详细规划一天的安排，你就为自己创造了一种良性的紧迫感。这种紧迫感能推动你在规定的 1 小时内完成安排好的 1-3 个任务。

学会说"不"

每天你能完成的事情是有限的，毕竟一天只有醒着的 16 个小时左右。

我们很容易对所有事情都说"好的"，但这可能导致认知负荷过重，最终没有足够的时间来履行所有的承诺。

唯一的解决方法是学会说"不"。

对很多人来说，拒绝他人并不容易。

所以我使用一个简单的决策框架来判断应该对什么说"是"：

  1. 这件事是否有助于实现我的目标？
  2. 这是否会分散我对主要目标的注意力？
  3. 我真的想做这件事吗？
  4. 这会如何影响我已有的其他承诺？

这个框架帮助我判断一个看似的"机会"是否真的对我有利，还是只是另一个会分散注意力的干扰。

能量管理

如果承担太多任务，你的心理带宽就会很快耗尽。这意味着你剩下的认知资源就无法应用到真正重要的事情上——你既无法提高生产力，也无法在重要目标上取得实质性进展。

忽视能量管理也会导致同样的问题。

如果你的能量水平低或不稳定，就无法以理想的方式运用专注力或认知努力，自然也就无法获得想要的结果。

管理能量并保持高能量水平是提高生产力的关键。因此，我把能量管理融入到了系统的整体规划中，主要围绕以下 3 个方面：

  1. 睡眠：确保每晚获得 7-9 小时的高质量睡眠。
  2. 营养：避免垃圾食品和过多糖分，每天至少摄入每磅体重 1 克的优质蛋白质。
  3. 训练：每周进行 5 天的力量训练，但每天都要做一些能让自己出汗的运动。

这个能量管理系统相当全面，在这里我不会详细展开。如果你想了解我用来最大化健康和能量水平的具体方法，可以告诉我，我会专门写一篇文章来介绍。

留出"什么都不做"的时间

在健身房，你不会连续高强度训练却跳过恢复期，还指望在下次训练中取得进步或以最佳状态训练。

你的大脑也是如此。

如果不给它足够的时间从一天的认知负荷中恢复，它就无法有效恢复，你的生产力inevitably就会受到限制。

在安排日程时，我会特意留出一些时间来"什么都不做"。

这并不意味着可以刷手机、看视频或玩游戏。这些活动只会给大脑带来新的刺激，无法达到真正放松的目的。

对大脑来说，真正的恢复意味着暂时断开与外界刺激的联系，让思维自由漫游和"呼吸"。

你可以选择散步、冥想、写日记，或者就静静地坐着，让思绪自由流动。

无论选择哪种方式，记住：你的大脑就像一块辛勤工作的肌肉，它需要在安静的环境中得到充分的休息和恢复，才能在下一轮工作中发挥最佳状态。

如果你真的重视自己的生产力或创造力，每天都要留出一些时间来"什么都不做"，让大脑得到彻底的放松。

这个全面的生产力系统彻底改变了我的工作方式、完成事情的效率，以及整体生活质量。

但要记住，如果没有足够的自制力来构建这样一个系统，并在长期内始终如一地执行它，再好的系统也只是纸上谈兵。

如果你真的想掌控自己的人生，首先要学会掌控自己。

  • Ross

本文由新个体编辑部精心翻译和整理：https://t.xingeti.com/100p